办公室经理
TECHNOSERVE
职位描述：办公室经理负责提供办公室管理服务并处理所有项目物流工作。这包括维护办公服务的效率、保持办公记录的更新以及提供其他形式的行政支持。主要职责和责任：
- 与执行团队（物流）合作
- 作为布隆迪所有运营活动的联络点（IT、物流、车队和资产管理）；
- 培训并指导项目团队成员使用各种运营跟踪工具，并帮助他们了解这些工具可以带来的最大益处；
- 为项目团队提供主动建议，确保运营系统的最佳运作同时遵守TechnoServe政策（例如，车辆使用规定、差旅组织、安全等）；
- 协助国家项目团队制定和更新季度运营计划，包括团队物流和车辆管理（包括燃料补给和车辆维护）；
- 作为旅行和支持的协调员，为跨部门项目成员或区域和国际团队在国内旅行提供协调，包括旅行后勤和住宿安排。
办公室管理
- 确保布隆迪及区域办公室拥有安全、整洁、良好组织的办公环境及必要资源；
- 协调办公室资源的管理，安排办公室与设备的修理和维护。
车队管理
- 准备并审查每月燃料调节报告，包括按项目划分的车辆维护报告，并向项目经理提供建议；
- 负责TechnoServe车队的整体管理，包括安排维护、管理安全保障和跟踪系统；
- 雇佣并管理所有办公室司机，确保他们接受TechnoServe政策的培训并持续提升技能；
- 确保地面车辆管理与司机的专业操作符合车辆政策和TechnoServe交通规则，所有相关车辆记录及时完整；
- 确保租赁车辆符合预期用途，司机技能达标，且已知晓TechnoServe的政策和行为准则；
- 确保车辆投保、注册及其他所需文件的及时更新；
资产管理
- 维护布隆迪的资产清册，确保信息的最新和准确；
- 确保资产转移和归还过程的跟踪，涵盖不同任务地点的员工；
- 定期进行所有资产和库存的实物验证／检查；
- 维护固定资产库存，并每季度向财务部门报告。
与国际总部合作的安全保障
- 协助项目协调员收集、更新并沟通国家及运营区的安全状况，采取预防措施保障员工安全；
- 制定、维护并协调国家安全与安全计划的更新；
- 在项目经理的支持下，实施国家安全及安全政策和程序；
- 支援危机或事件的管理；
- 在国际访客（总部员工、区域办事处员工、顾问等）抵达后24至48小时内提供安全简报。
安全监控与报告
- 持续进行TechnoServe运营区的威胁评估；
- 监测员工遵守TechnoServe安全政策的情况；
- 识别安全措施中的薄弱环节并提出改进建议；
- 跟踪员工流动情况以提供事故支持；
- 监控车辆、司机、安保人员的活动及运营，确保遵守安全协议；
- 向国家和部门工作人员报告影响人员、办公室和资产的安全事件；
- 起草并发布安全与保障情况的更新，联系总部的合规与风险管理团队；
- 按项目经理指示将信息分发给员工。
一般行政工作
- 保持机密文件和档案的更新；
- 建立应急所需资源联系人的数据库；
- 与相关政府部门建立良好关系；
- 确保满足TNS办公注册要求，包括注册续期；
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2023-08-12
