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联合国开发计划署采用组合管理方式,适应企业不断变化的需求,并利用干预措施之间的联系以实现其战略目标。因此,联合国开发计划署的工作人员预期在团队、多学科小组和项目中工作,以增强和促进横向协作。 职责与任务 确保在国家办公室维护注册系统。 建立并维护符合联合国开发计划署全球归档体系的办公室文件存储系统。 根据既定的保留期限,开启新文件并清除旧文件。 妥善存储文件以确保其可访问性和文档保存。 应工作人员的请求,从机密登记文件中提供复印件;协助收集参考文件和信息资料。 建立并维护办公室内部文件流动的记录系统,并维护文件流通和阅览。 准备与登记活动相关的信件和报告。 与信息通信技术(ICT)人员密切合作,参与电子注册/档案系统的创建与维护。 2.) 确保国家办公室内部的邮件高效管理 确保国家办公室内部的邮件管理效率 接收、登记和编码通知、信件及其他来信,并转发至相关部门、单元或负责人。 登记并派发外发文件,包括信封,并跟进派送情况。 准备附件表格的摘要及必要文件;更新收到包裹文件夹,以确保所有包裹都有备案。 按时间顺序整理派发单据及所有与外交信袋相关的文件。 根据办公室组织结构图,更新邮件责任人的名单。 通过比例计算和适当的计费方式,确保外交信袋操作相关的成本回收。 接收并记录发票及与杂项开支相关的文件,转交财务部门; 根据用户单位,合理划分外交信袋服务的成本; 与各机构确认成本回收表,并监督其对外交信袋服务的贡献款项的支付。 接收并派发来自或目的地为纽约和日内瓦的外交信袋,以服务于各种联合国机构; 建立快速找回丢失外交信袋的机制,并向相关方面报告任何遗失情况; 保持与相关联合国机构的良好联系。

布隆迪 : 布琼布拉

2024-02-19

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