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财务、行政和人力资源专员 - 恩贾迈纳

RELIEF INTERNATIONAL TCHAD

我们正在寻找一位"财务、行政和人力资源专员"。职责: 财务职责 付款管理:确保所有支付符合RI的财务流程。核实编码、审批的准确性及支持文件的完整性。处理和记录付款,包括零用现金、银行交易和工作预付款(WCA)。保持准确的财务记录并执行对账。 报告与文件:准备并提交每月财务报告给财务经理。在NetSuite中更新和维护财务记录。扫描、上传并归档每月财务文件。支持内部和外部审计,并对建议作出回应。 基金与资源管理:管理现金账户、支票发行和银行对账。跟踪待付预付款,确保及时结算。优化资源利用,通过定期检查和库存管理确保安全合规。 政策遵守:遵守RI关于儿童保护、健康、安全和机会均等的政策。执行措施以确保最大化盈利能力和员工安全。 行政职责 办公室管理:监督办公设施、用品和设备的维护。确保团队内部及与外部利益相关者之间的有效沟通与协调。管理与服务供应商和合作伙伴的合同。 文件与档案管理:维护所有运营和项目相关文件的准确记录。建立和实施档案系统,确保数据保密性和易访问性。 官方通信:起草、审查并管理与合作伙伴、政府部门、服务提供商和供应商的官方通信。确保所有通信符合RI的专业标准和本地协议。保存所有通信的有序记录,以便问责和未来参考。 合规与报告:确保行政职能遵守当地法规。协调准备并提交运营报告给捐助方和合作伙伴。 人力资源职责 招聘与员工培训:协助招聘流程,包括职位发布、预筛选和面试安排。组织新员工培训,使其熟悉组织政策和流程。 员工关系与支持:作为人力资源相关咨询的主要联系点。处理申诉并根据RI政策解决争议。 政策执行:制定、更新并执行人力资源政策,确保符合当地劳动法。维护员工档案,包括合同、请假余额和绩效评估。 能力建设与培训:组织培训课程和研讨会,以提升员工能力。监控职业发展计划,支持职业成长。 常规说明 所有员工必须遵守RI的价值观:包容、透明、责任、敏捷、创新、合作与可持续性。员工应积极促进RI资源的有效和高效使用,维护RI对运营独立性、人道主义、中立性和公正性的承诺。 RI价值观:我们遵循人道主义原则:人道主义、中立、公正和运营自主性。我们积极与最脆弱的社区合作。 我们的价值观:可持续发展、包容、透明与问责、敏捷与创新、合作。

乍得 : 恩贾梅纳

2025-02-10

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办公室助理(男女皆可)(代表秘书)

FAO

组织架构:联合国粮食及农业组织(FAO)支持农业食品系统的转型,旨在使其更高效、更包容、更有韧性、更可持续,从而改善生产、营养、环境和生活条件,确保没有人被落下。该职位设在乍得恩贾梅纳的FAO代表处。 主要职责:助理官员(男/女)(代表秘书)协调并执行所有办公室支持、管理协助和行政任务,以确保办公室的正常运作。他们确保行政工作流程和信息流的质量与一致性。 接受/行使的监督:员工在FAO代表的总体监督下工作,在运营主管的直接监督下开展工作。员工自主行动,设定优先事项,展现主动性,处理前所未有的案例。他们关注工作的质量,为其他行政支持人员提供指导和建议。 工作关系:办公室助理(代表秘书)与部门/区域内的同事、总部单位以及组织的外部客户密切合作。他们提供和协调行政支持服务,并就程序提供指导和信息。 关键职能与成果:与主管一起审查和优先处理预约请求;更新主管的日程安排;确认双方合适的时间并安排预约;接待访客;筛选并转接电话;回复咨询和往来信函,通常涉及敏感、保密或技术性内容;在会议、培训、研讨会、委员会、特别项目和事件中协调办公室支持服务;参加会议、准备会议纪要、跟踪活动后续工作;安排文件编辑、翻译等工作;审查、归档、分发和处理来信及电子邮件;跟踪待办事项;起草回复各种信函和其他沟通内容,通常需要掌握专业术语和/或详细的管理程序;为外发文件进行质量控制;校对文本,确保格式、语法、标点和风格正确;执行多种行政任务,如合同续签和临时员工请求、记录休假和出勤、编制和监控预算;与其他行政单位协调,确保单位内流程顺畅高效;研究、汇总并整理各种来源的背景信息和参考资料,用于报告、简报和演讲稿;从不同数据库创建统计和其他报告;协调其他行政支持人员的工作,设定优先级,确保工作公平分配;培训新员工有关行政程序和操作,并在需要时提供一般协助;建立和维护工作单位的归档和索引系统;评估行政方法的有效性并提出改进建议;更新办公室网站;执行其他所需任务。

乍得 : 阿贝谢 - 阿姆·蒂芒 - 安德贾拉斯 - 阿蒂 - 巴尔达伊 - 比尔蒂涅 - 玻尔 - 邦戈尔 - 多巴 - 法达 - 法亚-拉热 - 戈兹贝达 - 昆姆拉 - 莱 - 毛 - 马萨科里 - 马松雅 - 蒙哥 - 穆敦 - 穆索若 - 恩贾梅纳 - 帕拉 - 萨尔

2023-11-11

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行政助理 / 档案管理员

UNDP

职责与责任 在PALAT财务专家的监督下,行政助理/档案员将执行以下任务: - 制定档案管理计划; - 与PALAT的其他部门密切合作; - 数字化所有PALAT的实体文件,并将其保存在服务器上; - 分类并保存实体和数字档案; - 确保已记录的文件在原始资料上得到更正; - 确保档案室和文件的安全; - 提升员工对检索档案文件和管理档案记录方法的意识; - 扫描所有财务文件及其他需审计的文件,并保存至联合国开发计划署(联合国DP)服务器; - 支持财务部门分析移动支付文件; - 积极参与财务审计,提供所有待审计的文件; - 审计后重新分类文件; - 建立档案系统,便于在审计期间检索文件; - 审核付款请求及相关支持文件,确保符合联合国DP程序; - 收集、分类、归档、描述档案资料并进行盘点,进行待销毁文件的盘点。 - 完成员主管要求的任何其他单位任务。 能力技能: - 数字意识与素养 - 具备快速采用新技术的能力和倾向,无论是通过熟练运用、理解其用途,还是理解其影响并赋能他人根据需求使用。 - 知识生成 - 具备研究和将信息转化为对环境有用、相关知识的能力,或满足明确需求的能力。 - 遵循组织的规章制度和标准。 - 在规定的截止期限、标准和质量要求内履行职责。 沟通能力 - 能够清晰、简洁且无歧义地进行书面和口头交流;根据听众调整信息和沟通方式。 合作伙伴管理 - 研究并应用来自联合国开发计划署内外的知识、信息和最佳实践。 以结果为导向的管理 - 有能力管理项目和计划,重点提升绩效并取得明显成果。 - 服务并贡献于联合国开发计划署的远景、使命、价值观及战略目标。 - 在以团队合作、信息共享、协作与合作为基础的环境中有效参与。 - 通过积极参与,灵活且积极应对变化。

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2023-01-09

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