办公室助理（男女皆可）（代表秘书）
FAO
组织架构：联合国粮食及农业组织（FAO）支持农业食品系统的转型，旨在使其更高效、更包容、更有韧性、更可持续，从而改善生产、营养、环境和生活条件，确保没有人被落下。该职位设在乍得恩贾梅纳的FAO代表处。
主要职责：助理官员（男/女）（代表秘书）协调并执行所有办公室支持、管理协助和行政任务，以确保办公室的正常运作。他们确保行政工作流程和信息流的质量与一致性。
接受/行使的监督：员工在FAO代表的总体监督下工作，在运营主管的直接监督下开展工作。员工自主行动，设定优先事项，展现主动性，处理前所未有的案例。他们关注工作的质量，为其他行政支持人员提供指导和建议。
工作关系：办公室助理（代表秘书）与部门/区域内的同事、总部单位以及组织的外部客户密切合作。他们提供和协调行政支持服务，并就程序提供指导和信息。
关键职能与成果：与主管一起审查和优先处理预约请求；更新主管的日程安排；确认双方合适的时间并安排预约；接待访客；筛选并转接电话；回复咨询和往来信函，通常涉及敏感、保密或技术性内容；在会议、培训、研讨会、委员会、特别项目和事件中协调办公室支持服务；参加会议、准备会议纪要、跟踪活动后续工作；安排文件编辑、翻译等工作；审查、归档、分发和处理来信及电子邮件；跟踪待办事项；起草回复各种信函和其他沟通内容，通常需要掌握专业术语和/或详细的管理程序；为外发文件进行质量控制；校对文本，确保格式、语法、标点和风格正确；执行多种行政任务，如合同续签和临时员工请求、记录休假和出勤、编制和监控预算；与其他行政单位协调，确保单位内流程顺畅高效；研究、汇总并整理各种来源的背景信息和参考资料，用于报告、简报和演讲稿；从不同数据库创建统计和其他报告；协调其他行政支持人员的工作，设定优先级，确保工作公平分配；培训新员工有关行政程序和操作，并在需要时提供一般协助；建立和维护工作单位的归档和索引系统；评估行政方法的有效性并提出改进建议；更新办公室网站；执行其他所需任务。
乍得 : 阿贝谢 - 阿姆·蒂芒 - 安德贾拉斯 - 阿蒂 - 巴尔达伊 - 比尔蒂涅 - 玻尔 - 邦戈尔 - 多巴 - 法达 - 法亚-拉热 - 戈兹贝达 - 昆姆拉 - 莱 - 毛 - 马萨科里 - 马松雅 - 蒙哥 - 穆敦 - 穆索若 - 恩贾梅纳 - 帕拉 - 萨尔
2023-11-11
