投资组合助理
UNOPS
在项目经理的监督下，项目组合助理将承担以下活动：
项目管理/行政
确保实施的活动与已批准的项目协议在技术范围、资源投入、预算支出和约定期限方面一致；
输入并更新准确的数据和信息，以促进运营的有效交付；
根据需要为项目的工作、财务、招聘和采购计划提供输入；
协助撰写与项目活动相关的项目报告和分析；
建立并维护项目档案/文件，方便检索与项目活动相关的档案资料；
协助识别、捕捉和评估风险/问题，并按照风险管理策略实施缓解措施；
协助识别、捕捉和分享项目的经验教训和最佳实践；
根据项目文件/法律协议的设想起草报告，特别考虑关键绩效指标的进展情况；
协助有效使用项目和联合国事务部的工具，监控项目的绩效、产出和利益；
协助日常管理和定期监控所有预算、财务、采购及项目交付的常规方面；
财务
准备并处理预算创建和修订的提交流程，确保符合联合国事务部的内部批准要求，监控资金的可用性；生成预算报告，包括交易详细信息和异常情况；
监控支出，核实支出请求（COPs、发票、TEC）的准确性，确保提交的文件完整；
监控支付情况，问题出现时进行跟进；
审查付款请求及支持文件的完整性、准确性、合规性（符合联合国事务部的财务规则和法规）以及账户代码的正确性；
支持财务信息的审查，识别瓶颈并采取纠正措施；
准备并分析财务提案和报告，包括调查和必要的调整；
在总账中创建、导入、审核、更正和处理日记账分录；审核并运行日记账、账簿或会计分录中的查询；
管理零用现金，包括准备、提交批准、定期监控/对账及结算；
运营预付款的管理，包括准备、提交批准及结账；
差旅/采购/援助/人力资源
协助会议、研讨会和静修活动的活动后勤/协调工作。包括收集规划阶段的信息和执行相关任务；
协助分析行政、差旅、采购和政策，评估变更影响，并协助管理层落实；
持续研究与服务提供和合作伙伴需求相关的事项；
支持定期库存报告的及时准备和提交；协调实物资产的盘点工作；
协助管理项目资产，确保其在oneUNOPS系统中的正确记录，并在项目关闭后按照联合国事务部的程序进行处置；
提供关于项目行政、财务和物流活动的指导；
协助与同事沟通涉及验证、修正和补充信息的领域，以改善输出质量和/或账户提交，提高流程中的知识基础；
协助确保项目发起的与受赠者及执行合作伙伴的合作请求及时且高质量地处理；
作为负责起草和推动招标、赠款授予及相关合同的关键联系人，协调联合国事务部与合作伙伴之间的安排，并管理这些合同，确保按项目协议交付；
支持按照联合国事务部的政策和程序管理招标过程，收集提案、通过评审委员会审查提案、准备和最终确定评估报告（如有必要）；
协助项目与执行合作伙伴沟通，监控赠款绩效，突出问题和风险，实现及时交付；
协助创建赠款协议和及时发放资金，确保符合项目需求；
管理日常赠款管理活动，跟踪报告、处理赠款方注册及付款事项；
执行采购相关活动，涵盖不同门槛；
在支持服务团队和项目经理的指导下，协助制定采购、出行和聘请顾问所需的文件；
识别潜在的服务提供商，包括标准用品、维护、家具等，并维护与现有供应商的良好关系；
在差旅活动和相关流程中提供支持，包括差旅授权、签证、差旅费用申报等；
起草采购授予...
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2024-03-18
