商务支持助理（人力资源/财务/行政）G5 (142314)
WORLD FOOD PROGRAMME
世界粮食计划署（WFP）帮助超过8600万人在约83个国家。您的工作将对最粮食安全受威胁、应对冲击能力最低的个体的生活产生积极影响。这些人通过自身资源和适应机制应对危机的能力有限。WFP服务饥饿和脆弱人群的方式——包括那些特别面临被排除在自给自足机会之外的群体——对于增强他们的安全感和尊严具有真正的重要意义。您将加入一个多元化的专业团队，有机会与同事交流您的经验和专业知识。WFP通过一系列培训项目、认证、指导以及其他倡议以及内部流动机会，投资于员工的培训和发展。我们的团队正在国际范围内不断壮大，现在正是您加入的最佳时机！我们提供具有吸引力的薪酬方案（请参阅《条款与条件》部分）。
任务的背景与目标：世界粮食计划署（WFP）支持毛里塔尼亚政府实现可持续发展目标2“到2030年实现零饥饿”。根据其使命，WFP集中在拯救生命和维护生计的双重目标，同时促进国家和地方层面的韧性能力发展。2019-2022年国家战略计划的指导思想将WFP的所有活动定位于支持建立“应对冲击的国家社会保障体系”，该体系可以单独建立有效的协调机制，以在粮食安全和营养领域进行准备和应对，同时采用以性别为导向的综合方法。
具体任务：在卡迪子办公室主管的监督下，并获得努瓦克肖特行政/财务和人力资源部门的技术支持，助理将负责以下任务：
行政管理：负责管理办公场所、办公用品、出差（包括内部和外部任务）以及车辆队伍，并向主管报告任何异常情况，以确保服务的连贯性和及时性，营造安全舒适的工作环境；
对所有设备进行标签管理，每年进行两次盘点，并保持手动登记以便数据导入系统；
确保燃料管理高效、透明、及时，并在必要时准备月度消耗报告以供决策使用；
及时建立、记录和归档出差文件（任务指令、差旅授权、安全签证等）;
回复涉及提供行政服务以支持日常事务解决的询问；
协调被其管辖的工作人员的活动，确保个人和团队目标按照绩效计划完成；
检查建筑和设施的状况，识别维护和/或修复需求，
熟悉行政合同，监控服务与安全保障措施以及设备维护；
对员工进行培训和咨询，帮助理解行政程序，包括WFP的性别政策，以确保所提供服务的连续性与效率，并考虑特定需求（男/女）；
确保性别整合贯穿于所有行政活动中。
管理：负责管理零用现金和运营预支，通过准确的会计记录和及时提交财务报告；
核查收到的发票与采购订单和/或服务合同的准确性与符合性，确保采购的商品和服务经过适当授权，商品已收到，服务已正确提供；
定期准备零用现金和运营预支的对账单和财务报告，确保其组织完整，包括支持性文件。
人力资源：确保员工按内部程序在办公室出勤；
协助新招聘和指派的员工（培训、融入等）；
监控并跟进与国家办事处的人事文件；
核查并跟踪每月的员工出勤表、休假申请、特殊假期、医疗报销单及其他人事相关文件；
制定并监控年度休假计划和员工请假申请；
协助员工安排出差和报销相关事宜；
处理员工会议的秘书事务；
对所有文件和资料进行电子和纸质归档；
支持本地性别平等的人力资源行动计划。
员工可能还会根据管理层设定的优先事项执行其他任务。
毛里塔尼亚 : 艾翁·艾特鲁斯 - 阿库吉特 - 阿莱格 - 阿塔尔 - 巴西克努 - 博盖 - 卡耶迪 - 基法 - 内马 - 努瓦迪布 - 努瓦克肖特 - 罗斯 - 塞利巴比 - 蒂迪杰德加 - 祖耶拉特
2021-07-17
