采购与物流专员 - 科纳克里

DAI GLOBAL, LLC

西非地区和平与稳定提升计划 采购与物流官员 项目背景 西非地区和平与稳定提升计划(SRPS)是由美国国际开发署(USAID)资助、由DAI实施,为期五年的项目。该项目支持西非地区应对与冲突相关的稳定性风险,优先在治理、冲突与暴力预防、和平巩固以及防止和打击暴力极端主义(P/CVE)方面进行有针对性的干预。项目的干预措施将解决脆弱性的根源,重点采用良好的治理方法、冲突预防与应对措施,以及在撒哈拉以南和海岸西非某些目标国家采取的反暴力极端主义行动。 职位描述 采购与物流官员将负责支持国内办公室的物资和服务采购,协助无偿赠款活动、非赠款活动及办公室运营。他们还将在维护办公室功能方面发挥关键作用,例如提供一般行政支持、会议和物流管理。采购与物流官员将与运营主管和采购专员密切合作,确保SRPS项目的顺利实施,符合USAID和DAI的规章制度,并根据具体国家的需要与国家负责人协调。 任务与职责 采购与物流官员的主要职责包括: 支持项目的日常运营,包括与相关部门协调设备维护、管理办公用品及其他运营需求的采购,确保遵守USAID和DAI的政策与法规。负责深入理解项目的现场运营手册(FOM),以确保遵循政策、程序和操作规范。 管理会议、研讨会、培训及其他活动的物流协调。 协助商品和服务的采购,以及日常办公室运营和物流的支持。 监督差旅和项目运营的后勤安排。 监督车辆和燃料管理。 选择供应商、合作伙伴和项目受益人,并保持良好的记录。 与采购人员协调,准备技术规格和招标邀请文件,以确保高效和有效的投标过程。 与采购专员合作,进行商品与服务的竞争性采购,并与供应商进行谈判。 管理与供应商、联系人及预合格名单的关系。 保持本地公共采购流程的最新清单和进度表。 根据项目政策,向供应商索取报价和投标。 协助评估投标和资格、授予、合理性及一致性请求,监督供应商选择过程。 签发分包合同、采购订单、任务订单及修改通知;组织启动会议,说明条款、条件、角色及职责。 检验商品或核实服务,确认货物的交付和收据,并监控货物的使用和处置。 确保所有发票已接收并提交支付。 协调需要清关的物品和其他监管机构的传输和接收。 协助在相关项目人员(采购、赠款、财务等)指导下收集、扫描和归档项目文件。 确保所有必要的文件已上传到TAMIS采购数据库。 维护项目资产清单。 协助组织项目人员和访客的出行安排。 根据需要提供快递服务。 执行由国家负责人和/或运营主管指派的其他任务。 请选择应聘职位,填写必要信息,并上传您的简历。 鼓励候选人尽快申请,因为面试将在不久后举行。 请注意,由于收到的申请数量众多且职位紧急填补,只有入围的候选人会收到关于下一步的通知。

几内亚 : 科纳克里

2024-10-27

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后勤专员(首都) - 科纳克里

CROIX-ROUGE GUINÉENNE

职位职责: 资本物流协调员负责: 确保代表团采购管理; 接收并核实由其他部门(项目、行政、财务、子代表团)发出的请购单(用于采购和/或报价); 起草物流部门的请购单并提交审批; 准备询价请求; 接收报价/评估(必要时进行跟进); 分析供应商报价; 按照GRR和MOPI编制采购档案并提交审批; 向供应商下达采购订单/合同; 确保符合质量标准和交付截止日期(必要时进行跟进); 监控并记录交付情况; 跟踪供应商付款情况与财务部门协调; 收集办公室和住所的房租、水电费、互联网费用等账单,并在截止日期前结算; 作为子代表团与代表团之间的接口,负责所有首都采购事项。接收请求者(子代表团)的请购单并更新采购跟踪; 控制、验证,并确保按照职责分配表(GRR)获得所有必要的审批; 与子代表团保持定期跟进; 控制、验证并确保向项目和其他请求服务交付的货物质量; 通知请求者订单的进展情况; 接收交付并组织发货至子代表团; 保持“采购跟进”记录的最新状态。 库存管理: 控制收货文件和货物,必要时与相关技术部门组织质量控制; 管理行政库存记录(更新库存表、盘点表等); 更新月度库存报告并与团队分享; 确保场所的维护和清洁,保障安全,并组织货物存储; 归档与交付和货物接收相关的行政文件; 协助项目进行其产品接收工作; 确保库存管理档案的归档。 按照MOPI及物流协调员的建议,进行采购和物流档案的实体归档; 每月对已结束和核实的采购及日志文件进行电子归档; 归档运输文件(运单、提单、收货通知单等)。 管理车辆、发电机、交通和代表团的住宿: 确保TomCard燃料记录的正确维护和可追溯性; 监督并进行DMI的驾驶考试,按照物流协调员/主管的委派执行; 监管车辆相关的行政管理文件(行车日志、登记、保险、合同、粘贴证、技术检测); 确保代表团车辆的维护和维修; 计划车辆在协调中的调动,管理机场接送安排; 预订代表团选择的酒店并组织访客住宿; 确保所有车辆的车队有人在岗和整备完好; 参与核算每辆车和发电机的燃料消耗及里程表读数的整合。 管理代表团资产和物料: 监督设备的配置和使用; 制定责任书并取得所有设备使用者的签名; 编制并更新首都设备档案; 跟踪设备的动态在中央档案中的变动,并更新相关信息; 确保团队正确使用和维护设备; 安装并检测小型设备(PC、打印机等); 监控设备的维修情况并相应更新数据库; 检验和分类运行和故障设备,并提出处置或修理建议; 对设备管理相关的行政档案进行分类和归档。 管理和监控日常运营手段: 确保施工和改建工作符合要求; 负责必要的结构工程(供水、电力、管道、防水、空调、冷链等)的项目监管、维护和修缮; 参与对所有操作结构的水资源和能源供应管理。 处理免税(海关、增值税)申请及进口许可证: 确保编制并归档所有与包裹运输到子代表团相关的文件; 起草所有进口许可证、海关及增值税免税申请,并提交审批; 遵循海关清关和免税程序,尤其是药品和进口设备,与主管部门(部委、海关总署、DGI等)合作; 协助物流协调员跟踪货运和国内外运输。...

几内亚 : 科纳克里

2024-10-07

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