供应负责人
INTERNATIONAL RESCUE COMMITTEE
职位描述
国际救援委员会（IRC）应对世界上最严重的人道主义危机，帮助人们生存并重建生活。该组织成立于1933年，应“爱因斯坦”的请求，提供重要护理和基本援助给被迫逃离战争或灾难的难民。如今，我们在40多个国家和22个美国城市开展工作，帮助数百万流离失所的人们重获安全、尊严和希望。IRC致力于为绝望者带来希望。
职位概况：
采购官负责IRC办公室采购职能的有效协调和管理。该角色确保办公室的货物和服务采购符合良好实践，并保持符合审计的记录。你将确保所有货物和服务的采购透明，以最佳价格进行，并符合IRC采购政策和程序以及捐助方的要求。采购官监督采购计划和战略的实施，确保所有采购需求按时完成，符合联合国采购保障办公室（UNOPS）标准和捐助方要求。
主要职责：
采购计划
在采购经理及其他内部和外部合作伙伴的密切合作下，你将负责：
- 负责项目采购的规划，你是联络重点
- 收集、整理和分析市场数据和信息，以支持有效的采购计划
- 按照IRC采购的标准操作程序（SOP）执行采购计划
- 进行市场调研和分析，以确保采购的最佳价值。
sourcing支持：
- 协助申请人准备采购规格
- 通过采购软件处理已批准的采购请求，确保数据准确
- 确保按与申请人商定的交付时间和时间表矩阵完成交付
- 发起并处理报价请求（RFQ）和提案请求（RFP）；与供应商进行透明、文件化的谈判
- 准备投标分析和其他批准文件
- 在批准付款前核实采购文件（采购订单、发票、交货单等）的准确性
- 与各部门——支持和项目部门合作——确保采购程序的正确和及时执行
- 在每一步采购后持续更新采购软件
- 在付款前确保采购文件的纸质和电子归档系统完善。
合同管理：
- 领导采购流程，确保遵守全球供应链提供的通用条款和采购程序
- 为推荐的投标人准备和执行合同
- 及时续签符合条件的合同和框架协议
- 按照定义的绩效指标执行合同。
供应商管理：
- 维护与供应商的良好关系，同时尊重双边承诺
- 根据服务水平协议（SLA）评估供应商绩效，并保持准确记录
- 维护供应商档案的更新
- 跟踪和记录供应商绩效。
合规与伦理：
- 参与识别和分析采购流程中的合规风险
- 落实捐助方的所有采购规则与规定，具体包括：
* 对供应商进行尽职调查，包括参考检查、实地考察等
* 为其他部门提供持续一致的支持，确保符合法规和政策
* 识别价值链中的采购警示信号
* 针对内外审计要求，实施纠正措施（CAP）。
报告：
- 准时准备并提交准确的月度报告给采购经理
- 根据需要协助制定和更新采购计划（已分配）
- 将每月承诺清单传送给采购经理/供应链协调员和财务部门
- 发送每周采购跟进报告，针对你负责的特定补助项目。
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2023-09-11
