内部/外部招聘公告:项目助理

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关键职能/责任概要   协助处理顾问、供应商和外部合作伙伴的合同,支持办公室的方案交付工作。这包括准备和归档文件,填写必要的表格和模板,在VISION系统中上传工作任务说明书(TOR),以及安排必要的后勤事宜。保持供应商列表、合作伙伴和顾问名册的最新状态。收集发票并归档审批文件,随后在VISION和Mycase中进行处理。准备和维护记录、文件及控制计划,以监控项目/方案的实施和财务支出。支持行政用品和办公设备的管理。维护办公室日历并安排会议。记录会议纪要,保持团队的通信顺畅。为部门员工提供差旅协助,包括根据组织规则和政策安排差旅和权益。与相关差旅联络人协调,以确保组织获得最佳的服务与价格。维护并更新监控员工缺勤的系统。准备并维护与其所属部门方案规划与发展相关的记录。确保在VISION系统中进行交易,确保方案的成果、活动和编码符合年度工作计划(AWPs),必要时依据部门修订进行修改和调整。通过与讲师、餐饮供应商和主办方合作,安排差旅、会议和会议的后勤事宜;与参与者沟通确认时间安排;与预算负责人和部门沟通成本及需求;准备会议相关背景材料,以支持能力建设活动、会议和研讨会。

马里 : 巴马科

2024-02-25

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