投资组合助理
UNOPS
在项目经理的监督下，投资组合助理将承担以下工作职责：
项目管理/行政
确保已实施的活动在技术范围、资源投入、预算支出和既定时间框架方面与已批准的项目协议保持一致；
输入并更新准确的数据和信息，以促进运营的有效交付；
根据需要，为项目的工作、财务、招聘和采购计划提供支持；
协助制定与项目活动相关的报告和分析；
建立并维护项目文件/档案，以便于快速检索与项目活动相关的档案；
参与识别、捕获和评估风险/问题，并根据风险管理策略实施减缓措施；
参与识别、捕获和分享项目的经验教训和最佳实践；
起草项目文件/法律协议中预期的报告，特别关注关键绩效指标的进展情况；
协助高效、有效地利用项目和联合国OPS工具，对项目的绩效、产出和效益进行监控；
协助管理和定期监控所有预算、财务、采购及项目执行的日常事务；
财务
准备并处理预算创建和修订的提交流程，确保符合UNOPS的内部审批要求及资金可用性的监控；
运行预算报告，包括交易细节和异常；
监控支出，验证支出请求（COPs、发票、TECs）的准确性，确保所提交的文件完整；
监控付款情况，并在出现问题时进行跟进；
审查付款请求及支持文件的完整性、准确性、符合UNOPS财务规定（FRRs）以及账户编码的正确性；
协助财务信息的审查，识别瓶颈，并建议整改措施；
准备并分析财务提案和财务报告，包括调查和预备调整事项；
在总账中创建、导入、审查、修正和处理会计凭证。审查并运行凭证、账簿或会计记录中的查询；
管理零用现金，包括准备、提交批准、定期监控/核对和结算；
管理运营预付款，包括准备、提交批准和结算；
差旅/采购/赠款/人事
协助会议、研讨会和休养活动的后勤/协调工作，包括收集信息以进行筹划和执行相关任务；
协助分析行政管理、差旅、采购政策，评估变更影响，并协助管理层实施；
持续研究与服务提供及合作伙伴需求相关的问题；
协助及时准备并提交定期库存报告；协调库存物品的实地核查；
协助管理项目资产，确保在oneUNOPS中正确记录，并在项目关闭时按照UNOPS程序进行处置；
为项目的行政、财务和后勤活动提供指导；
协助与相关同事沟通，核查、纠正及补充信息，以提升输出质量和/或账户提交的准确性，同时丰富知识库；
确保项目与资助者合作的请求能及时高质地启动和处理；
作为起草和推动招标、赠款和相关合同的联络点，促进UNOPS与合作伙伴之间的合作安排，并管理相关合同以确保按项目协议交付；
支持按照UNOPS政策和程序组织的招标工作，包括收集提案、评审、准备和完成评估报告；
协助项目与执行伙伴沟通，监控赠款绩效，识别涉及赠款方的问题和风险，确保及时交付；
促成赠款协议的制定及资金的及时拨付，确保符合项目要求；
管理日常赠款管理活动，跟踪报告，处理受赠方注册和支付；
执行与采购相关的各项活动，根据不同的门槛标准操作；
在支持服务团队和项目经理的指导下，协助制定采购、差旅及顾问聘用所需的文件；
识别潜在供应商（如标准用品、维修、家具等），并维护良好的合作关系；
在需要时，协助差旅活动及相关流程，包括差旅授权、签证、差旅费报销等；
起草采购授标书、合同和赠款支持协议；
维护合同和赠款追踪计划，核查承包商...
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2024-03-18
