投资组合助理

UNOPS

在项目经理的监督下,投资组合助理将承担以下工作职责: 项目管理/行政 确保已实施的活动在技术范围、资源投入、预算支出和既定时间框架方面与已批准的项目协议保持一致; 输入并更新准确的数据和信息,以促进运营的有效交付; 根据需要,为项目的工作、财务、招聘和采购计划提供支持; 协助制定与项目活动相关的报告和分析; 建立并维护项目文件/档案,以便于快速检索与项目活动相关的档案; 参与识别、捕获和评估风险/问题,并根据风险管理策略实施减缓措施; 参与识别、捕获和分享项目的经验教训和最佳实践; 起草项目文件/法律协议中预期的报告,特别关注关键绩效指标的进展情况; 协助高效、有效地利用项目和联合国OPS工具,对项目的绩效、产出和效益进行监控; 协助管理和定期监控所有预算、财务、采购及项目执行的日常事务; 财务 准备并处理预算创建和修订的提交流程,确保符合UNOPS的内部审批要求及资金可用性的监控; 运行预算报告,包括交易细节和异常; 监控支出,验证支出请求(COPs、发票、TECs)的准确性,确保所提交的文件完整; 监控付款情况,并在出现问题时进行跟进; 审查付款请求及支持文件的完整性、准确性、符合UNOPS财务规定(FRRs)以及账户编码的正确性; 协助财务信息的审查,识别瓶颈,并建议整改措施; 准备并分析财务提案和财务报告,包括调查和预备调整事项; 在总账中创建、导入、审查、修正和处理会计凭证。审查并运行凭证、账簿或会计记录中的查询; 管理零用现金,包括准备、提交批准、定期监控/核对和结算; 管理运营预付款,包括准备、提交批准和结算; 差旅/采购/赠款/人事 协助会议、研讨会和休养活动的后勤/协调工作,包括收集信息以进行筹划和执行相关任务; 协助分析行政管理、差旅、采购政策,评估变更影响,并协助管理层实施; 持续研究与服务提供及合作伙伴需求相关的问题; 协助及时准备并提交定期库存报告;协调库存物品的实地核查; 协助管理项目资产,确保在oneUNOPS中正确记录,并在项目关闭时按照UNOPS程序进行处置; 为项目的行政、财务和后勤活动提供指导; 协助与相关同事沟通,核查、纠正及补充信息,以提升输出质量和/或账户提交的准确性,同时丰富知识库; 确保项目与资助者合作的请求能及时高质地启动和处理; 作为起草和推动招标、赠款和相关合同的联络点,促进UNOPS与合作伙伴之间的合作安排,并管理相关合同以确保按项目协议交付; 支持按照UNOPS政策和程序组织的招标工作,包括收集提案、评审、准备和完成评估报告; 协助项目与执行伙伴沟通,监控赠款绩效,识别涉及赠款方的问题和风险,确保及时交付; 促成赠款协议的制定及资金的及时拨付,确保符合项目要求; 管理日常赠款管理活动,跟踪报告,处理受赠方注册和支付; 执行与采购相关的各项活动,根据不同的门槛标准操作; 在支持服务团队和项目经理的指导下,协助制定采购、差旅及顾问聘用所需的文件; 识别潜在供应商(如标准用品、维修、家具等),并维护良好的合作关系; 在需要时,协助差旅活动及相关流程,包括差旅授权、签证、差旅费报销等; 起草采购授标书、合同和赠款支持协议; 维护合同和赠款追踪计划,核查承包商...

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2024-03-18

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