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执行秘书- 内罗毕

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职位描述:行政秘书为高级管理层提供高层次的行政和执行支持,确保日常运营、沟通、日程安排和机密文件的高效协调。该岗位要求具备出色的组织能力、专业素养、保密意识,以及在快节奏制造环境中管理多项任务的能力。行政秘书是高管、员工、客户、供应商及外部利益相关者之间的关键联络点。主要职责包括:为总经理及高级领导团队提供全面的行政和秘书支持;管理高管的日程、预约、会议及出差安排;起草信函、报告、演示文稿、会议议程、会议纪要及其他商务文件;筛选并优先处理电话、电子邮件及其他通讯,确保及时回复;协调内部及外部会议、研讨会及公司活动;维护机密记录、档案、合同及高管文件的纸质和电子版本;组织董事会会议及管理层会议,包括准备会议资料包及记录准确的会议纪要;跟进会议中提出的事项,确保及时完成;专业接待来访访客、客户、供应商及合作伙伴;协调部门间的办公通讯,促进工作流程高效运转;协助起草公司政策、正式信函、公告及通知;根据需要准备费用报告、差旅报销及行政预算;维护办公档案系统及文件管理流程;订购及管理高管办公室用品及行政资源;在必要时协助人力资源及行政部门完成行政任务;协调商务出行、住宿预订及交通安排;确保机密及敏感公司信息的妥善处理;协助组织企业活动、产品发布会、展览及利益相关者会议;执行管理层交办的其他行政职责。

2026-08-28

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